Sprawdzamy, gdzie w Twojej firmie giną zlecenia, statusy i dokumenty — i porządkujemy pracę tak, żeby po każdej robocie został ślad, do którego można wrócić. Automatyzujemy tylko to, co realnie odciąża — nie wszystko naraz i nie na pokaz.
Pierwsze oględziny — bez kwot, bez zobowiązań.
Najczęściej pracujemy z firmami, które robią dużo realnej roboty w terenie:
I wiele innych — biura rachunkowe, komisy, sklepy internetowe, serwisy AGD, firmy IT.
Automatyzacja dokumentów i uporządkowany obieg dokumentów to zwykle pierwsze, co realnie odciąża firmę — bo właśnie tam najczęściej giną zlecenia i statusy. Konkretnie zajmujemy się:
Automatyzacja procesów nie znaczy u nas „wdrożymy AI wszędzie”. Znaczy: najpierw uporządkować to, co się sypie, potem zautomatyzować to, co naprawdę się powtarza.
Najpierw sprawdzamy, gdzie giną informacje, dlaczego ta sama praca robiona jest dwa razy i które procesy trzymają się wyłącznie na pamięci ludzi.
Porządkujemy i automatyzujemy tylko to, co realnie odciąży firmę — nie wszystko naraz i nie na pokaz.
Po wykonanej pracy zostaje dokument, do którego można wrócić — nie tylko wiadomość na telefonie i nie wiedza zamknięta w jednej głowie.
Nie zaczynamy od wdrażania AI. Najpierw sprawdzamy, gdzie giną informacje, które czynności są wykonywane wielokrotnie i od czyjej pamięci zależy codzienna praca. Dopiero potem porządkujemy proces, łączymy dane i automatyzujemy zadania, które nie wymagają za każdym razem decyzji człowieka. AI wykorzystujemy tam, gdzie może odczytać dokument, wykryć brak, przygotować zestawienie lub roboczą wersję materiału. Efekt: mniej ręcznej pracy, mniej błędów i proces, który da się powtórzyć niezależnie od tego, kto akurat jest w biurze.
Nie wszystko warto automatyzować i nie udajemy, że warto.
Jeśli po oględzinach wyjdzie, że jakiś proces taniej zostawić tak, jak jest — mówimy to wprost, na piśmie. Audyt u nas kończy się wnioskami, nie fakturą za wdrożenie na siłę.
przygotowanie raportu tygodniowego
System raportowania serwisu
Raport tygodniowy powstawał z arkuszy, formularzy, wiadomości i telefonicznych wyjaśnień. Kierownik poświęcał na niego nawet 4–6 godzin, a część informacji nadal wymagała uzupełnienia.
Efekt: Weryfikacja raportu zajmuje około 20–30 minut, a liczba dokumentów wymagających późniejszego poprawiania spadła z około 30% do mniej niż 5%.
odnalezienie historii urządzenia
System obsługi zgłoszeń i przeglądów
Zgłoszenia przychodziły telefonicznie, mailowo i bezpośrednio do techników. Protokoły były wypisywane ręcznie, a informacje o urządzeniach, częściach i poprzednich naprawach znajdowały się w kilku miejscach.
Efekt: Odnalezienie historii urządzenia zajmuje mniej niż minutę, a liczba protokołów z brakującymi danymi spadła do kilku procent.
przygotowanie zestawień (pomyłki −70%)
Aplikacja prowadząca projekt
Rysunki, cenniki, ustalenia z klientem i zestawienia materiałów znajdowały się w kilku narzędziach. Zespół tracił czas na szukanie aktualnych wersji, przepisywanie danych i sprawdzanie, czy ostatnia zmiana została uwzględniona w całej dokumentacji.
Efekt: Czas przygotowania zestawień skrócił się z kilku godzin do około godziny, a liczba pomyłek wynikających z pracy na nieaktualnych plikach spadła o około 70%.
reakcja na zmiany rynkowe
Połączenie danych i procesów e-commerce
Ceny, promocje, stany magazynowe i kampanie były aktualizowane w kilku miejscach. Zdarzało się, że ten sam produkt miał różne ceny w poszczególnych kanałach, a reklama kierowała klientów do towaru, którego prawie nie było już w magazynie.
Efekt: Reakcja na zmiany rynkowe skróciła się z kilku dni do kilku godzin, a aktualizacja promocji w wielu kanałach zajmuje około 30–45 minut.
wdrożenie nowego pracownika
Wewnętrzny asystent AI + baza wiedzy
Odpowiedzi na pytania klientów były rozproszone między instrukcjami, wiadomościami i wiedzą najbardziej doświadczonych pracowników. Nowa osoba potrzebowała kilku tygodni, aby nauczyć się, gdzie szukać informacji i z kim konsultować trudniejsze sprawy.
Efekt: Standardowa odpowiedź powstaje w 3–5 minut, a czas wdrożenia nowego pracownika skrócił się z kilku tygodni do około 7–10 dni.
Nazywam się Rafał Siennicki. Przez dwadzieścia lat robiłem serwis i wdrożenia IT — między innymi w sieci stacji Orlen — i odpowiadałem za to, żeby informacja docierała na czas. Od lat wdrażam i serwisuję systemy dla firm usługowych, więc patrzę nie tylko na aplikację, ale też na sieć, sprzęt i sposób pracy ludzi. To nie są skrypty poskładane na kolanie: porządek, który wprowadzamy, ma się na czym oprzeć.
Jeśli coś z tego brzmi znajomo — napisz. Pierwsze oględziny tego, jak pracuje Twoja firma, nic nie kosztują i nie kończą się ofertą. Kończą się tym, że oboje wiemy, czy jest o czym rozmawiać.